Ao trabalhar em uma planilha do Google com diferentes colaboradores, é crucial acompanhar todas as alterações. Dessa forma, todos podem consultar novas informações e se manter atualizados.
Acompanhar e gerenciar alterações no Planilhas Google é muito simples. Existem diferentes maneiras de fazer isso ativando diferentes funções ou usando um add-on. Vamos explorá-los.
Rastreie as alterações habilitando as regras de notificação
O recurso bacana que existe nas “Regras de notificação” do Planilhas Google permite que você esteja sempre informado sobre as alterações feitas no documento. Depois de ativá-lo, você receberá e-mails sempre que houver uma alteração na planilha. Você pode decidir se deseja receber notificações sempre que alguém fizer uma alteração ou obter um resumo de todas as edições.
Vamos ver como fazer isso:
- Abra a planilha que você precisa e procure por “Ferramentas”.
- Role para baixo e clique em “Regras de notificação”.
- Selecione “Todas as alterações são feitas”.
- Em seguida, em “Notifique-me com ...”, escolha entre receber e-mails imediatamente ou obter um resumo diário.
- Clique em “Salvar”.
Rastreie as alterações habilitando o histórico de versões
Outro método útil para rastrear alterações no Planilhas Google é habilitar o “Histórico de versões”. Esta função oferece uma visão geral de todas as edições, junto com detalhes como quem fez as edições e quando. Veja como fazer:
- Abra a planilha que você precisa e navegue até “Arquivo”.
- No menu suspenso, selecione “Histórico da versão” e clique em “Ver histórico da versão”.
Haverá uma barra no lado direito da folha mostrando os nomes dos editores em cores diferentes. Agora, todas as novas alterações serão destacadas em uma cor que representa a pessoa que fez as alterações.
Acompanhe as alterações com o Sheetgo
Há um complemento chamado Sheetgo que permite rastrear facilmente as alterações em suas Planilhas Google e ter os dados importados automaticamente todos os dias. Primeiro, você terá que instalar o add-on. Em seguida, você deve abrir a planilha onde deseja acompanhar as alterações diárias e aquela com os dados necessários. Veja como começar a usar o complemento:
- Navegue até “Complementos”.
- No menu suspenso, selecione “Sheetgo” e depois “Iniciar”.
- Uma barra será aberta automaticamente no lado direito da folha.
Agora que você fez isso, vamos ver como importar dados da planilha atual para aquela em que você deseja rastrear as alterações.
- Navegue até a planilha para a qual deseja que os dados sejam importados.
- Clique no botão “Iniciar conexão” e depois em “Importar dados”.
- Você poderá ver páginas diferentes, então selecione a que você precisa.
- Depois de clicar nele, você verá a opção “Configurações”.
- Expanda a guia “Configurações” e você verá diferentes opções.
Depois de realizar essas etapas, você também terá que habilitar “Anexar dados” para concluir o processo. Ao fazer isso, o add-on anexa automaticamente os dados abaixo dos dados importados anteriormente. Você também deve marcar “Habilitar formatação de transferência” para que ambas as planilhas tenham a mesma aparência.
Você pode escolher nomear a conexão para referências futuras. Na seção “Atualização automática”, você pode decidir com que frequência e a que horas deseja que a importação de dados ocorra. Ativar esta opção e selecionar a frequência das importações de dados permite obter atualizações diárias das alterações.
Por fim, clique em “Concluir” para finalizar o processo. Os novos dados serão agora anexados abaixo dos existentes diariamente. Todos os dias que você abre a planilha, você obterá novas informações, permitindo que você acompanhe as alterações.
Este complemento é útil porque requer apenas uma conexão única. Depois de fazer isso, você poderá acompanhar as alterações em suas planilhas do Google automaticamente e diariamente.
Observação: Você pode decidir desligar a “Atualização automática” ou alterar a frequência com que deseja que os dados sejam importados. Consulte a seção acima se quiser fazer isso.
Rastreie as alterações habilitando a “Formatação condicional”
Uma representação visual das alterações pode ser uma maneira muito simples de rastrear todas as edições. Existe uma opção no Planilhas Google para fazer isso - você só precisa ativá-la. Veja como você pode fazer isso:
- Selecione todos os dados (as células) onde deseja usar a formatação condicional.
- Navegue até “Formatar” e encontre “Formatação condicional”.
- No menu suspenso, em “Regras de formatação”, você verá “Regras de formatação se ...”.
- Aqui você terá que selecionar “Não está vazio”.
- A seguir, em “Estilo de formatação”, você pode escolher a cor de fundo ou a fonte das letras.
- Clique em “Concluído”.
Digamos que você escolha o azul como cor de fundo. Se uma pessoa inserir dados ou fizer alterações nas células formatadas, a célula onde eles fazem isso fica azul. Simples assim!
Rastreie as alterações ativando o “Histórico da célula”
Se você deseja acompanhar as alterações feitas em apenas uma célula, pode fazê-lo ativando a nova opção “Histórico da célula”. Isso permite que você veja o nome do colaborador que fez a alteração e o carimbo de data / hora da alteração. Veja como fazer:
- Clique com o botão direito na célula e clique em “Mostrar histórico de edição”.
- Você verá as setas que pode mover da esquerda para a direita para ver as edições.
Parabéns!
Agora você não terá problemas para rastrear alterações no Planilhas Google. Existem vários métodos para o fazer. Você pode habilitar “Regras de notificação”, “Histórico de versões”, “Formatação condicional”, “Histórico de células” ou obter um complemento como o Sheetgo.
Você já tentou algum dos métodos antes? Qual funciona melhor para você? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.
