Os diferentes status coloridos no Skype for Business permitem que seus contatos saibam quando você estiver fora do escritório e seu nível de disponibilidade. Se você precisa saber como fazer isso, mostraremos neste artigo.
Primeiro, mostraremos como configurar uma ausência do escritório com respostas automáticas no Windows 10; em seguida, como incluir mais informações definindo sua disponibilidade no Skype. Além disso, como a versão para Mac do Skype for Business atualmente não obtém informações do calendário do Outlook, mostraremos as etapas para uma solução alternativa.
Opção 1: Sincronize o MS Outlook com o Skype for Business (ponto roxo com respostas automáticas)
Configurar uma ausência do escritório com resposta automática no Windows
Antes de configurar sua ausência do escritório com respostas automáticas, você precisa verificar qual tipo de conta do Outlook você possui, pois isso dependerá das etapas que você precisa seguir:
- No Outlook, clique em “Arquivo”> “Configurações da conta”.
- Selecione “Configurações da conta” e verifique a coluna “Tipo”:
- Se você estiver usando um e-mail comercial, sua conta será Microsoft Exchange.
- Se for um e-mail pessoal como o Gmail, sua conta será IMAP ou POP3.
- Se você estiver usando um e-mail comercial, sua conta será Microsoft Exchange.
Para configurar uma resposta automática de ausência temporária para uma conta do Microsoft Exchange:
- Abra o Outlook e selecione “Arquivo”> “Respostas automáticas”.
- Na caixa “Respostas automáticas”, clique em “Enviar respostas automáticas”.
- Você pode definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas, que irão parar no horário de término; caso contrário, você precisará desligá-lo manualmente.
- Use a opção “Regras e alertas” para configurar sua ausência do escritório se a opção “Respostas automáticas” não estiver lá.
- Você pode definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas, que irão parar no horário de término; caso contrário, você precisará desligá-lo manualmente.
- Digite a resposta que deseja enviar enquanto estiver ausente na guia “Por dentro da minha organização”.
- A opção “qualquer pessoa fora da minha organização” enviará sua resposta automática a todos os e-mails.
- A opção “qualquer pessoa fora da minha organização” enviará sua resposta automática a todos os e-mails.
- Clique em “OK” para salvar.
Para criar uma mensagem de ausência temporária para sua conta IMAP ou POP3:
- Inicie o Outlook e selecione “Arquivo” para exibir as opções de informações da sua conta.
- Selecione “Nova Mensagem”.
- Preencha o assunto e a resposta do seu modelo.
- Clique em “Arquivo” e depois em “Salvar como”.
- Insira o nome do seu modelo no menu suspenso “Salvar como tipo”; em seguida, clique em “Modelo do Outlook (* .oft).”
- Escolha o local e “Salvar”.
Para criar a regra de ausência temporária:
- Clique em “Arquivo”> “Gerenciar regras e alertas”.
- Na guia "Regras de e-mail" na caixa "Regras e alertas", selecione "Nova regra".
- Selecione “Aplicar regra na mensagem que eu receber” abaixo de “Começar com uma regra em branco” e “Avançar”.
- Deixe as opções das etapas 1 e 2 inalteradas para responder a todas as suas mensagens e clique em “Avançar”.
- Clique em “Sim” para confirmar a regra para todas as mensagens.
- Abaixo da “Etapa 1: Selecione as ações;” em seguida, clique em “responder usando um modelo específico”.
- Abaixo da “Etapa 2: Editar a descrição da regra”, selecione o texto destacado para um “modelo específico”.
- Selecione “Modelos de usuário no sistema de arquivos” na opção “Selecione um modelo de resposta” em “Examinar”.
- Clique no seu modelo e em “Abrir”> “Avançar”.
- Adicione quaisquer exceções necessárias e, em seguida, “Avançar”.
- Agora chame sua regra de algo, por exemplo, Fora do escritório.
- Se você deseja iniciar suas respostas automáticas agora, deixe a opção “Ativar esta regra” marcada e, em seguida, “Concluir”, caso contrário, desmarque a opção até estar pronto.
Observação: Durante sua ausência, você precisará deixar o Outlook em execução para enviar as respostas automáticas.
Para ativar a regra:
- Clique em “Arquivo”> “Gerenciar regras e alertas”.
- Em “Regras de e-mail” em “Regras e alertas” localize sua regra e, à esquerda dela, marque a caixa e “Ok”.
Por fim, defina sua presença como “Ativa” no Skype:
Sempre que um de seus contatos do Skype procurar por você, eles verão um pequeno ponto roxo ao lado do seu nome. Isso confirma que você não está no escritório, mas ainda está disponível e pronto para falar.
- Conecte-se ao Skype e selecione a imagem do seu perfil em “Bate-papos”.
- Clique no seu status atual e selecione “Ativo”.
Configure um status fora do escritório e "ativo" do Skype no Mac
Observação: O Skype for Business no Mac atualmente não oferece detalhes de presença com base em um calendário do Outlook. Como alternativa, você pode definir seu status como "Ativo" com uma mensagem de status de ausência temporária:
- Conecte-se ao Skype e clique em sua foto.
- Selecione “Disponível” na seta suspensa abaixo do seu nome.
Em seguida, para adicionar sua mensagem de status:
- Clique na sua foto e selecione “Clique para adicionar mensagem de status”.
- Digite uma mensagem, por exemplo, “Atualmente estou off-line…. -… .. Por favor, me mande uma mensagem instantânea. ”
- Para remover a mensagem, basta clicar sobre ela e clicar em “Excluir”.
Quando seus colegas procurarem você em seus contatos do Skype, verão que você está fora do escritório e disponível.
Opção 2: sincronizar o calendário do MS Outlook com o Skype (seta roxa com um círculo)
Configurar uma ausência temporária com / sem resposta automática no Windows
Antes de configurar sua ausência do escritório, você precisa verificar que tipo de conta do Outlook possui, pois isso dependerá das etapas que você precisa seguir:
- No Outlook, clique em “Arquivo”> “Configurações da conta”.
- Selecione “Configurações da conta” e verifique a coluna “Tipo”:
- Se você estiver usando um e-mail comercial, sua conta será Microsoft Exchange.
- Se for um e-mail pessoal como o Gmail, sua conta será IMAP ou POP3.
- Se você estiver usando um e-mail comercial, sua conta será Microsoft Exchange.
Para configurar uma resposta automática de ausência temporária para uma conta do Microsoft Exchange:
- Abra o Outlook e selecione “Arquivo”> “Respostas automáticas”.
- Na caixa “Respostas automáticas”, clique em “Enviar respostas automáticas”.
- Você pode definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas, que irão parar no horário de término; caso contrário, você precisará desligá-lo manualmente.
- Use a opção “Regras e alertas” para configurar sua ausência do escritório se a opção “Respostas automáticas” não estiver lá.
- Você pode definir um intervalo de datas para suas respostas automáticas, que irão parar no horário de término; caso contrário, você precisará desligá-lo manualmente.
- Digite a resposta que deseja enviar durante sua ausência na guia “Por dentro da minha organização”. Você também pode deixar a resposta em branco.
- A opção “qualquer pessoa fora da minha organização” enviará sua resposta automática a todos os e-mails. Se desejar deixar a resposta em branco, o Outlook recomenda selecionar “Apenas meus contatos”.
- Clique em “OK” para salvar.
Para criar uma mensagem de ausência temporária para sua conta IMAP ou POP3:
- Inicie o Outlook e selecione “Arquivo” para exibir as opções de informações da sua conta.
- Selecione “Nova Mensagem”.
- Preencha o assunto e a resposta do seu modelo.
- Clique em “Arquivo” e depois em “Salvar como”.
- Insira o nome do seu modelo no menu suspenso “Salvar como tipo”; em seguida, clique em “Modelo do Outlook (* .oft).”
- Escolha o local e “Salvar”.
Para criar a instrução fora do escritório:
- Clique em “Arquivo”> “Gerenciar regras e alertas”.
- Na opção "Regras de e-mail" na caixa "Regras e alertas", selecione "Nova regra".
- Selecione “Aplicar regra na mensagem que eu receber” abaixo de “Começar com uma regra em branco” e “Avançar”.
- Deixe as opções “Etapas 1 e 2 inalteradas para responder a todas as suas mensagens e, em seguida,“ Avançar ”.
- Clique em “Sim” para confirmar a regra para todas as mensagens.
- Abaixo da “Etapa 1: Selecione as ações;” em seguida, clique em “responder usando um modelo específico”.
- Abaixo da “Etapa 2: Editar a descrição da regra”, selecione o texto destacado para um “modelo específico”.
- Selecione “Modelos de usuário no sistema de arquivos” na opção “Selecione um modelo de resposta” em “Examinar”.
- Clique no seu modelo e em “Abrir”> “Avançar”.
- Adicione quaisquer exceções necessárias e, em seguida, “Avançar”.
- Agora chame sua regra de algo, por exemplo, Fora do escritório.
- Se você quiser que suas respostas automáticas comecem agora, deixe a opção “Ativar esta regra” marcada e, em seguida, “Concluir” ou desmarque a opção quando estiver pronto.
Observação: Durante sua ausência, você precisará deixar o Outlook ativo para enviar as respostas automáticas.
Para ativar a regra:
- Clique em “Arquivo”> “Gerenciar regras e alertas”.
- Em “Regras de e-mail” em “Regras e alertas” localize sua regra, marque a caixa à esquerda dela e “Ok”.
Por fim, defina sua presença como “Fora do Trabalho” no Skype:
Sempre que um de seus contatos do Skype procurar você, verá uma pequena seta roxa apontando para a esquerda e um ponto ao lado do seu nome. Isso confirma que você está fora do escritório e "Fora do Trabalho"; portanto, inativo.
- Conecte-se ao Skype e selecione a imagem do seu perfil em “Bate-papos”.
- Clique no seu status atual e selecione “Fora do Trabalho”.
Configurar status do Skype fora do escritório e “fora do trabalho” no Mac
Observação: O Skype for Business no Mac atualmente não oferece detalhes de presença com base em um calendário do Outlook. Como alternativa, você pode definir seu status para “Fora do Trabalho” com uma mensagem de status de ausência do escritório:
- Conecte-se ao Skype e clique em sua foto.
- Selecione “Fora do Trabalho” na seta suspensa abaixo do seu nome.
Em seguida, para adicionar sua mensagem de status:
- Clique na sua foto e selecione “Clique para adicionar mensagem de status”.
- Digite uma mensagem, por exemplo, “Atualmente estou off-line…. e vai voltar ... ”
- Para remover a mensagem, basta clicar sobre ela e clicar em “Excluir”.
Quando seus colegas procurarem você em seus contatos do Skype, verão que você está fora do escritório e indisponível.
Perguntas frequentes fora do escritório do Skype
Por que meu status “Fora do escritório” do Skype ainda está aparecendo?
Quando a opção “Mostrar minhas informações de ausência do escritório aos contatos” estiver marcada em “Ferramentas”> “Opções”> “Pessoal”, seu status de ausência do escritório ainda será exibido, mesmo quando estiver desligado no Outlook.
Se este não for o caso, tente entrar em contato com a equipe de suporte técnico da Microsoft para obter assistência.
Posso desativar o status de ausência temporária usando o Skype em vez do Outlook?
O Skype usa as informações do calendário do Outlook para atualizar seu status; portanto, você precisará desligar seu fora do escritório através do Outlook.
Mostrando seu status fora do escritório no Skype
A ferramenta de mensagens instantâneas do Skype for Business usa as informações do calendário do Outlook para informar seus contatos do Skype sobre o seu status. Isso é útil para que seus contatos vejam rapidamente se você está fora do escritório e disponível ou fora do escritório e indisponível.
Agora que mostramos as etapas para fazer isso, você teve sucesso em configurá-lo - funcionou conforme o esperado? Por favor, deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.
