É fácil esquecer quem tem acesso a uma Planilha Google se ela for usada por muitas pessoas. Você pode ter compartilhado a planilha várias vezes e agora não consegue se lembrar de quem tinha permissão para usá-la.
Gerenciar suas planilhas do Google e saber quem pode acessá-las é importante. Mas o processo de fazer isso é bastante simples. Continue lendo para descobrir como isso é feito.
Como verificar quem tem acesso ao Planilhas Google
Há uma maneira fácil de verificar manualmente quem tem acesso à sua Planilha Google. Para fazer isso, siga as etapas:
- Primeiro, abra a planilha de que você precisa.
- Em seguida, clique em “Painel de atividades”.
- Você verá “tendência do visualizador” ou “tendência do comentário” à sua esquerda. Agora clique nele.
Observação: Certifique-se de que você está usando sua conta comercial e não a privada. Com uma conta privada, você não conseguirá ver o “Painel de atividades”.
Além disso, você pode filtrar a pesquisa por tempo e restringir seus resultados. Vamos ver como fazer:
- Clique na “seta para baixo” na parte superior direita da planilha.
- Escolha o tempo para filtrar a pesquisa.
Ai está! Agora você sabe quem tem acesso à sua Planilha Google e quando essa pessoa obteve a permissão. Dessa forma, você sempre pode acompanhar se as pessoas certas podem ver e editar sua Planilha Google.
Permitir acesso temporário ao Planilhas Google
Restringir o acesso ao Planilhas Google pode ser muito útil se você não quiser que os clientes as utilizem após a conclusão do trabalho. Você pode definir uma data de expiração ou simplesmente encerrar o acesso a essa planilha do Google específica. Veja como:
- Abra o seu Google Drive
- Encontre a folha que você precisa.
- Clique com o botão direito e selecione “Compartilhar”.
- Agora digite o nome da pessoa com quem deseja compartilhar esta planilha.
- Para definir a data de expiração, altere a permissão para “Pode comentar” ou “Pode visualizar”.
- Em seguida, toque em “Enviar”.
Depois de concluir essas etapas, você deve repetir as três primeiras etapas. Você verá a opção “Avançado” na parte inferior da janela. Você deve clicar nele para ver as “Configurações de compartilhamento”. Se você passar o mouse sobre o nome, um cronômetro aparecerá. Ao clicar nele, você pode definir a data de validade.
Ativando a permissão de visualização
Você pode evitar que sua Planilha Google seja alterada. Embora você possa ter concedido acesso a várias pessoas, você pode não querer que elas alterem o conteúdo do documento. A maneira mais simples de fazer isso é dar a eles apenas permissão de visualização.
Siga estas etapas para fazer isso:
- Abra a página que você deseja proteger.
- Navegue até “Dados” e role para baixo até “Folhas e intervalos protegidos”.
- Uma barra aparecerá no lado direito da folha.
- Agora, clique em “Planilha” e selecione a que você precisa no menu suspenso.
- Aqui você terá que clicar em “Definir permissão”.
Uma janela “Permissões de edição de intervalo” aparecerá. Em “Restringir quem pode editar este intervalo”, clique em “Personalizado”. Isso permite que você decida quem tem permissão para editar esta planilha específica. Desmarque todas as pessoas que você não deseja que editem sua Planilha Google. Clique em “Concluído” para finalizar.
Agora as pessoas ainda podem visualizar esta Planilha Google, mas não poderão fazer alterações nela.
Protegendo as células na planilha do Google
Como alternativa, você também pode permitir a visualização, mas também proteger algumas células ou colunas. Aqui está o que você terá que fazer:
- Abra a folha.
- Selecione as colunas que você deseja proteger contra alterações.
- Agora clique em “Dados” e depois em “Folhas e intervalos protegidos”.
- Uma barra aparecerá no lado direito da folha.
- Insira a descrição do comando, por exemplo - “Sem edição”.
- Em seguida, clique no botão verde “Definir Permissões”.
- Um pop-up aparecerá. Em “Restringir quem pode editar este intervalo”, selecione “Personalizar”.
- Isso permite que você decida quem tem permissão para alterar as células.
Se uma pessoa sem permissão tentar alterar o conteúdo da célula, uma mensagem na Planilha informará que ela não tem permissão para fazê-lo.
Habilitando comentários
Às vezes, você precisa de outra pessoa para comentar sobre o conteúdo da célula. Esses usuários não têm privilégio automático para fazer isso, mas você pode dar permissão a eles. O que você terá que fazer é torná-los um “Comentador”. Para habilitar um usuário com esta função, siga estas etapas:
- Abra a planilha, vá até “Arquivo” e clique em “Compartilhar”.
- Aqui você pode adicionar os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar a planilha.
- Depois de adicionar uma pessoa, você verá um menu suspenso à direita.
- Nesse menu suspenso, selecione “Comentador”.
- Por fim, clique em “Enviar”.
Habilitando a edição
Com permissão de edição, os usuários da planilha podem alterar o conteúdo das células. Como proprietário da página, você terá que permitir essa ação. As etapas são muito semelhantes às descritas acima:
- Abra a planilha, vá até “Arquivo” e clique em “Compartilhar”.
- Aqui você pode adicionar os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja compartilhar a planilha.
- Depois de adicionar uma pessoa, você verá um menu suspenso à direita.
- Nesse menu suspenso, selecione “Editor”.
- Por fim, clique em “Enviar”.
Limitando permissões
Sua Planilha Google é uma ferramenta inestimável para armazenar dados. De vez em quando, você precisará compartilhar com outras pessoas. Se você não se lembra a quem deu permissão para visualizar a planilha, pode sempre consultar este artigo para obter orientação.
Além disso, você não terá problemas se quiser proteger sua planilha de alterações não autorizadas ou se quiser permitir que os próprios usuários façam alterações nas células. Qual dessas funções é mais importante para você e por quê? Conte-nos na seção de comentários abaixo.
