Quando muitos usuários precisam inserir dados em uma Planilha Google compartilhada, muitas vezes isso pode criar confusão. É aqui que as listas suspensas podem ser de grande ajuda.
Se você não deseja que seus colegas de equipe digitem entradas aleatórias, cometam erros de digitação ou estraguem uma fórmula, você pode validar suas entradas criando uma lista suspensa para eles escolherem.
Neste artigo, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre esse recurso útil e que economiza tempo.
Usando a validação de dados para inserir uma lista suspensa em uma célula do Planilhas Google
Depois de abrir a planilha em que está trabalhando, inserir uma lista suspensa é fácil:
- Escolha a célula na qual deseja inserir uma lista suspensa.
- Clique com o botão direito na célula.
- Clique em “Validação de dados”> ”Critérios”.
- Escolha entre “Lista de itens” ou “Lista de um intervalo” - o que funcionar para você.
- Se você escolheu “Lista de itens”, insira os itens apropriados. Certifique-se de que estejam separados por vírgulas e sem espaços.
- Se você escolheu “Lista de um intervalo”, selecione as células que deseja incluir na lista suspensa.
- Verifique o campo “Mostrar lista suspensa na célula” (a lista não aparecerá de outra forma) para permitir que uma seta para baixo apareça.
- Clique em “Salvar”.
Se você deseja que os usuários possam digitar, desmarque o campo “Mostrar lista suspensa na célula”. Para evitar que as pessoas digitem itens inválidos, selecione “Rejeitar entrada”.
Se desejar adicionar uma lista suspensa a várias células:
- Destaque-os todos selecionando “Cell Range” ou apenas selecione-os com o mouse ou teclado.
- Repita as etapas descritas acima.
Também existe a opção de permitir que seus colaboradores digitem seus dados, mas vejam um aviso se inserirem algo inválido. Nesse caso, você deve escolher a opção “Mostrar aviso”. Como alternativa, você pode selecionar a opção “Rejeitar entrada” e proibir a inserção de qualquer coisa que não esteja em sua lista de itens.
Para modificar uma lista suspensa, basta seguir estas etapas:
- Clique na célula que deseja modificar.
- Clique em “Dados”> ”Validação de dados”.
- Localize as entradas listadas, edite-as e clique em “Salvar”.
Para excluir uma lista suspensa:
- Clique na célula que deseja modificar.
- Clique em “Dados”> ”Validação de dados”
- Escolha “Remover validação”.
O que é validação de dados?
A validação de dados é uma opção no Planilhas Google que ajuda você a organizar seus dados validando itens. Você pode acessá-lo clicando em “Dados” no menu principal e selecionando “Validação de dados”. Na maioria das vezes, é usado para criar listas suspensas em células diferentes. Ele também permite que você modifique o conteúdo e o design de qualquer lista.
Uma das maneiras de validar dados é aplicar critérios que permitam aos usuários inserir um tipo predefinido de dados, como números, datas ou listas de itens.
- No menu Validação de dados, clique em “Critérios”.
- Marque o tipo ou tipos de itens apropriados que você deseja que seus colegas de equipe inseram.
- Se desejar, você pode adicionar itens exatos - como números, fórmulas, datas ou palavras - na caixa de entrada.
- Quando terminar, clique em “Salvar”.
Trabalho com listas suspensas
Na próxima vez que você - ou qualquer outra pessoa - clicar nessa célula, em vez da opção de digitar algo, haverá a lista de itens que você adicionou. Se você marcou a caixa “Mostrar texto de ajuda para validação”, o texto que você inseriu aparece sempre que alguém clica em uma das células validadas.
Se você escolheu a opção “Mostrar aviso”, inserir dados inválidos acionará o aviso. Se alguém não tiver certeza do que o aviso significa, basta passar o mouse sobre a entrada marcada.
Se você escolheu a opção “Rejeitar entrada”, as pessoas também receberão um aviso e não poderão salvar os itens inválidos.
Usando cores para classificar dados em uma lista suspensa
Se quiser facilitar a navegação pela planilha e adicionar algumas cores a uma lista suspensa, você pode usar a “Formatação condicional”. Siga os passos abaixo:
- Selecione as células que contêm a lista suspensa que deseja ter uma determinada cor.
- Clique com o botão direito e selecione “Formatação condicional”> ”Cor única” ou “Escala de cores”.
- Em “Estilo de formatação”, selecione uma cor ou escala.
- Clique em “Concluído” (ou “Adicionar outra regra”).
O que mais você pode fazer com a validação de dados
Além de adicionar listas suspensas às suas planilhas, você também pode usar a validação de dados para outras finalidades. Esses incluem:
- Rastreando tarefas futuras. Na validação de dados, selecione a opção “datas”, defina a formatação condicional conforme explicado acima e configure-a de forma que todos os itens que incluem uma determinada data fiquem esmaecidos automaticamente.
- Definindo valores para caixas de seleção. Ao adicionar caixas de seleção a uma lista suspensa, você também pode atribuir valores a elas, como “sim” ou “não”.
- Selecione Validação de dados no menu Dados.
- Em Critérios, selecione “Caixa de seleção”.
- Selecione “Usar valores de célula personalizados” e digite “sim,“ não ”ou o que quiser.
- Evitar que outras pessoas bagunçam seus scripts ou fórmulas. Use a opção “Rejeitar entrada” para bloquear todas as células que deseja manter intactas.
Faça a diferença com listas suspensas
Com a opção de inserir listas suspensas, validar dados e muito mais, o Planilhas Google é uma ótima alternativa gratuita ao Microsoft Excel. A validação de dados ajuda a limitar os valores em uma célula a um intervalo ou lista de itens que você pode definir, alterar ou excluir com base em suas necessidades. Embora seus colegas de equipe possam inserir seus dados e contribuir com seu projeto, você tem a opção de evitar que bagunçam uma planilha compartilhada.
Você já tentou inserir uma lista suspensa no Planilhas Google? Como foi? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.
